Damit Apps die Soziale Arbeit sinnvoll unterstützen können, müssen sie richtig eingeführt werden. Diese 7 Fehler solltet ihr dabei vermeiden.
Apps gibt es viele, auch für die Soziale Arbeit und ihre Arbeitsfelder. Richtig eingesetzt können sie die Arbeit erleichtern und mehr Zeit für die Arbeit mit den Klientinnen und Klienten – wir sprechen da von Sozialem Umsatz – schaffen. Doch vor dem sinnvollen Einsatz steht die Einführung der App – und hier gilt es, einige Fehler zu vermeiden.
Damit Eure App-Einführung gelingt, fassen wir heute die sieben Fehler zusammen, die uns in unserer Arbeit am häufigsten begegnen. Die sind übrigens unabhängig von der Technik, es spielt also keine Rolle, ob ihr euch für Tagea, Threema oder andere Apps interessiert. Am Artikelende haben wir noch eine kurze Checkliste mit den sieben wichtigsten Fragen für die App-Einführung für euch parat. Wer wenig Zeit hat, kann sich die auch direktanschauen 😉.
Der vielleicht gravierendste Fehler: Die Ziele und Erwartungen an die App sind vor der Einführung nicht klar. Über die Ziele wird meist vorab gesprochen und häufig klingt es auch so, als wären sich alle einig.
Doch wenn wir nachfragen erleben wir oft, dass das gemeinsam definierte Ziel mit vielen verschiedenen Erwartungen verbunden wird.
Die einen wünschen sich einen Effizienzgewinn, um mehr Zeit für die Arbeit mit Klientinnen und Klienten zu haben. Die anderen gehen davon aus, dass durch eine App die interne Kommunikation vereinfacht und beschleunigt wird und sich so Kostenersparnisse einstellen. Wieder andere hoffen, durch den Einsatzeiner App als Arbeitgeberin oder Arbeitgeber moderner zu wirken und so neue Fachkräfte zu gewinnen.
Versteht uns nicht falsch, diese Wirkungen können alle eintreten. Wichtig ist nur, dass ihr Euch vor der App-Einführung intern darüber im Klaren seid, worauf Euer Fokus liegt und wann ihr Euer gemeinsam definiertes Ziel als erreicht anseht. Das verhindert Frustration und unnötige Konflikte.
Gab es in der Einrichtung oder bei dem Träger in der Vergangenheit bereits Versuche, Apps oder andere digitale Hilfsmittel einzuführen? Wenn ja, waren sie erfolgreich? Vermutlich nicht alle.
Wenn eine Einrichtung oder ein Träger bereits den einen oder anderen Fehlschlag oder Misserfolg in Sachen digitaler Hilfsmittel und Apps hinter sich hat, muss das bei der App-Einführung unbedingt berücksichtigt werden.
Klar, ihr könnt so tun, als sein nichts gewesen und als wäre diese App ein völliger Neustart. Realistisch ist das jedoch nicht.
Mitarbeitende werden sich, manchmal sehr lebhaft, an den Fehlschlag und die damit verbundene Frustration erinnern. Nach ein, zwei oder mehr solcher Erfahrungen ist es nur menschlich, bei einem Projekt erstmal skeptisch zu sein.
Bezieht die Vorgeschichte Eurer Einrichtung oder Eures Trägers in die Planung mit ein. Rechnet mit der Zurückhaltung oder Ablehnung durch die Mitarbeitenden und adressiert sie durch Eure Kommunikation. Nur so lässt sich Offenheit für die App-Einführung erreichen.
Wie sehen Eure Projekt-Teams aus? Bestehen sie nur aus Leitungs- und Führungskräften? Oder sitzen auch Menschen am Tisch, die keine hohe hierarchische Position bekleiden? Sind möglichst viele Fach- und Arbeitsbereiche vertreten?
Ist Euer Projekt-Team mit Männern und Frauen – idealerweise in einem ausgewogenen Verhältnis – besetzt? Sind auch Mitarbeitende mit Behinderung dabei? Habt ihr nur Digital-Affine oder auch Digital-Skeptiker*innen mit an Bord?
Bereits an diesen Fragen wird deutlich: Die Zusammensetzung Eures Projekt-Teams ist für den Erfolg der App-Einführung entscheidend. Auch wenn es, je nach Organisationskultur, viel Arbeit sein kann, das Team divers zu besetzen: die Energie ist gut investiert.
Nur wenn Euer Projekt-Team die Vielfalt Eurer Mitarbeitenden und Eurer Arbeit abbildet, könnt ihr auch alle relevanten Perspektiven berücksichtigen.
Die Ziele sind klar, das Team ist divers besetzt, die Vorgeschichte berücksichtig. Jetzt kann es los gehen.
Stopp, nicht ganz so schnellbitte. Erfahren Eure Mitarbeitenden mindestens zwei bis vier Wochen vor der Einführung von ihrem Glück? Habt ihr genug Zeit eingeplant – und einen Wegdefiniert – um aufkommende Fragen mitzubekommen und zu beantworten?
Damit Eure App-Einführung gelingen kann, müsst ihr Eure Mitarbeitenden rechtzeitig und umfangreich informieren. Niemand freut sich, wenn sie oder er Veränderungen einfach vorgesetzt bekommt.
Kommuniziert daher lieber etwas zu viel als zu wenig. Stellt sicher, dass alle Mitarbeitenden rechtzeitig von dem neuen Werkzeug und dem Ablauf der App-Einführung erfahren. So könnt ihr auch erste Bedenken und Ängste früh auflösen und Klarheit schaffen.
Wenn ihr rechtzeitig kommuniziert, ist das ein guter Anfang. Rund wird das Projekten aus kommunikativer Sicht, wenn ihr auch den Nutzen der Neuerung für Eure Mitarbeitenden klar machen könnt.
Mit Nutzen ist nicht nur der für die Organisation gemeint. Nutzen bedeutet auch, die Frage: „Was habe ich davon?“ für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter überzeugend beantworten zu können.
Wenn Euer Projekt-Team alle Bereiche Eurer Organisation abdeckt, sollte das keine große Herausforderung sein. Denn dann habt ihr Kolleginnen und Kollegen mit dabei, die den Nutzen für ihren Bereich einschätzen und erklären können.
Doch was ist mit den Bereichen, die die neue App zwar nutzen sollen, davon aber keinen spürbaren Nutzen gegenüber der aktuellen Situation haben werden? Denen könnt ihr ehrlich und transparent kommunizieren, dass sie die Veränderung kollegial und solidarisch mittragen sollten, weil der Rest der Organisation – also ihre Kolleginnen und Kollegen –daraus viel Nutzen ziehen wird.
Zum Thema Kalkulation von App-Kosten – auch der Einführung – bereiten wir aktuell einen eigenen Artikel vor. Das Thema ist ein wenig komplex und verdient es, gesondert besprochen zu werden.
Heute wollen wir uns auf einen Punkt fokussieren: Zu wenig Zeit und Budget für Schulungen. Wenn Euer Plan für die App-Einführung nach einer Schulungsrunde endet, ist die Gefahr groß, dass ihr Geld verschwendet.
Fachkräfte brauchen ordentliche Schulung und Einweisung in neue Werkzeuge. Das gilt auch für Apps und digitale Systeme. „Ordentlich“ bedeutet aus unserer Sicht: Gründliche Schulung zu Beginn, Ansprechpartner*innen für in der Praxis auftretende Fragen und – je nach Komplexität der App – eine zweite oder dritte Schulungsrunde.
Aufwendig? Ja. Doch diese Investition macht den Unterschied zwischen einer neuen App, die niemand nutzt und einemneuen Werkzeug, dass zum festen Bestandteil der täglichen Arbeit wird.
Die App-Einführung hat geklappt, die Schulungen waren erfolgreich und alle lebten und arbeiteten glücklich und zufrieden. Im Märchen klingt das toll, in der Realität ist die Arbeit mit der App-Einführung noch nicht abgeschlossen.
In der Praxis der Sozialen Arbeit ist es wichtig, die Wirkung der neuen App systematisch zu evaluieren. Dafür solltet Ihr diese Evaluation von Anfang an einplanen und dann konsequent umsetzen.
Nur so findet ihr heraus, was nach der ersten Eingewöhnungsphase – meist drei bis sechs Monate lang – gut funktioniert und wo ihr nachsteuern müsst. Auch neu aufkommenden Schulungsbedarf, fehlende Funktionen oder Optimierungspotenzial in Arbeitsabläufen erkennt ihr erst in der Evaluation. Die weg zu lassen oder sich darauf zu verlassen, dass die Mitarbeitenden sich schon melden werden, wenn sie Unterstützung brauchen, wäre fatal.
Fehler zu vermeiden ist wichtig, doch wir können einfach nicht nur über negative Punkte schreiben. Das geht gegen unsere Natur. Daher schließen wir den Artikel mit der folgenden Checkliste ab. Sie besteht aus sieben Fragen. Wenn ihr die ernsthaft stellt und ehrlich beantwortet, bleiben Euch die obenerwähnten Fehler erspart.
1. Was soll die App bei uns bewirken?
2. Wann sind wir mit der Wirkung zufrieden?
3. Wer muss im Projekt-Team sein?
4. Wann beginnt die Projektkommunikation und wir gestaltet ihr sie?
5. Wie wird der Nutzen der App für den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden kommuniziert?
6. Wie viel Zeit und Ressourcen sind für Schulungen vorgesehen?
7. Wie erfassen wir die Wirkung der App?
Ihr steht vor einer App-Einführung und braucht Unterstützung? Dann meldet Euch gerne bei uns.
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